Historie

Zen To Done - ZTD je modifikace složitějšího Getting Thing Done - GTD. GTD se osvědčilo, ale pro mnoho ldí je příliš komplikované a náročné na dodržení. ZTD vybralo nejdůleřitější součásti a soustředilo se na jejich aplikaci v profesionálním i osobím životě.

Doporučení

Každý jsme jiný, proto používej následující body a rady s kritickým rozumem. Nikdo nebude dodržovat vše na 100%, ale snaha o neustálé zlepšování a chuť se změnit je motorem, který nás může dovést k velkým cílům.

Body GTD/ZTD

pozbírej
neponechávej nic na paměti ... nos malý notýsek/jiné jednoduché zařízení, které ti umožní zaznamenat úkol/nápad/postřech. Nápad/myšlenku ulož do notýsku abys ho nezapomněl. Je to stejné jako v GDT, jen v Zen To Done klade důraz na jednoduchost - ideální je notýsek/kartičky na poznámky. Důvodem je snadnost jejich použití proti tabletu/mobilu. Když se dostanete zpět do kanceláře, poznámky si roztřiďte do úkolovníku/poznámek.
zpracuj
dělejte rychlá rozhodnutí ve svém inboxu (došlé poště), ale neodkládej je. Ponechávet dopisy/úkoly v seznamu je prokrastinace a odkládání rozhodnutí. Inbox procházejte minimálně jednou denně, klidně i častěji, ale ne trvale. Při procházení postupujte shora dolů a u každé položky se rozhodně stejně jako u GTD - pokud řešení trvá méně než 2 minuty, proveďte to, zahoďte, pookud je zbytečné, delegujte nebo zadejte do úkolovníku/kalendáře.
plánujte
stanovte si nejdůležitější cíle minimálně na den a týden. Každý týden si nastavte Velké cíle, které chcete splnit a ty naplánujte jako první, stejně tak každé ráno si stanovte úkoly na den. Snažte se prioritně pracovat na těchto svých úkolech a teprve po jejich splnění řeště další.
pracujte soustředěně
dělejte vždy jen jednu věc bez přerušení a rozptylování. Je to jeden z nejdůležitějších zvyků - vyberte si úkol, ideálně jeden z denních úkolů a změřte se na něj bez rozptylování. Vypněte mail, mobil, eliminujte vyrušení. Vyčistěte si stůl, aby vás ani na něm nic nerozptylovalo. Pokud vám to vyhovujte nastavte si časovač a pracujte co nejdéle na úkolu bez vyrušení. Pokud přijde vyrušení, zapište si ho a pokračujte v řešení původního úkolu. Nesnažte se řešit více věcí najednou.
jednoduchý a spolehlivý systém
uržujte jednoduché seznamy a kontrolujte je denně. Stejně jako v GTD mějte kontextové seznamy - @práce, @domov, @sport, @telefon atd. ZTD doporučuje jich udržovat spíše méně a co nejjednodušší. Nevytvářejte složitý systém a nesnažte se vyzkoušet všechny nové nástroje, nepotřebujete tablet/outlook - postačí pár jednoduchých seznamů. Znovu KISS Keep It Simple Stupid. Cílem je aby vám systém pomáhal, ne abyste se o ten systém starali.
organizuj/třiď
místo pro všechno. Každá věc by měla mít své místo a tam by také měla být. Vždy po skončení činnosti věc vraťte na své místo. Umožní vám to udržovat pořádek na stole/pracovišti a nebudete se zdržovat hledáím věcí.
kontroluj
kontroluj svůj systém každý týden. GTD týdenní kontroly jsou skvělé a ZTD je podporuje/využívá. ZTD zdůrazňuje revizi úkolů každý týden, aby zůstaly aktuální a případně se upraila jejich priorita. Zároveň doporučuje si jednou za rok udělat seznam svých pracovních a životních cílů a zamyslet se nad dalšími plány.
zjednoduš
své úkoly a cíle se snaž držet co nejjednodušší. Pokud je úkol příliš složitý, snaž se ho rozdělit na jednodušší samostatné podúkoly. Více malých úkolů se udělá snadněji a lépe se na nich udrží pozornost než nad jedním složitým. Zjednoduš i vstupní informace/podněty. Ujisti se i, že tvoje denní/týdenní cíle jsou v souladu s velkými/ročními plány a cíli.
rutina/režim
nastav a dodržuj režim. GTD je velmi nestrukturované, ZTD naopak doporučuje, nastavit si denní a týdenní režim - např. každé ráno si zkontrolovat kalendář, jestli jste na všechna jednání připraveni, před odchodem z práce si udělat poznámky a cíle na další den, ... maily si přečíst ráno a po obědě atd.
nalezni svojí vášeň/radost
najděte si práci, která vás baví. Tohle je poslední krok, ale možná nejdůležitější. Pokud děláte věci, které vás baví a zajímají, děláte je rádi a riziko prokrastinace je mnohem menší. Naučte se odměnit za splnění cílů - pokud se vám např. podaří dosáhnout všech týdenních cílů, odměňte se něčím.